BA Direto | Extranet: Boletim de Alojamento

O preenchimento do Boletim de Alojamento é efetuado em duas fases distintas com dois cenários possíveis.

Com o BA Direto pode optar por fazer o preenchimento imediato do Boletim de Alojamento ou pode optar também pelo envio desse formulário para o hóspede por email, para o próprio proceder ao seu preenchimento. 

Deve ter em atenção a data de envio do Boletim de Alojamento. De acordo com a lei, a informação deve ser enviada no prazo de 3 dias úteis após a data de Check-in.

Novo Boletim de Alojamento

Para enviar um novo Boletim de Alojamento pode clicar no separador do menu inicial Boletins Alojamento ou clicar no botão de atalho localizado no canto superior direito “Adicionar Boletim“.

NOTA: Só poderá submeter Boletins de Alojamento referentes a uma estadia, a partir da data de Check-in da mesma.

O preenchimento do Boletim de Alojamento é efetuado em duas fases, sendo que a primeira fase tem que ser sempre preenchida pelo explorador do Alojamento Local:

1ª Fase

Antes de mais, deve indicar qual dos seus Alojamentos receberá a reserva em questão.

Após escolher o Alojamento que receberá a estadia, refira quantos hóspedes estrangeiros fazem parte dessa reserva.

NOTA: Lembre-se que não tem de comunicar os dados de cidadãos de nacionalidade portuguesa.

Por fim, deve indicar quais as Datas de Check-in e de Check-out da reserva.

Só após o preenchimento destes primeiros dados, é que pode optar pelo método de preenchimento da 2ª fase do Boletim de Alojamento. Até lá estarão bloqueadas ao clique.

Para se proceder ao preenchimento do Boletim de Alojamento, pode selecionar 1 de 3 opções:

• Pode selecionar a opção “Continuar” e proceder ao preenchimento imediato do Boletim de Alojamento. Poderá fazê-lo no momento do Check-in ou em qualquer outro momento, a partir da data de Check-in.

• Pode selecionar a opção “Copiar Link” para ser gerado um link, copiado automaticamente para a sua área de transferência, de forma a que seja só colar na conversação com o hóspede.
  Assim poderá enviar para o seu hóspede diretamente pela via que entender (WhatsApp, plataformas de reserva como Airbnb e Booking, via SMS, etc.) para que ele proceda ao preenchimento do formulário com os seus dados pessoais (2ª fase).

• Pode selecionar a opção “Enviar por Email” para enviar o formulário por email para o seu hóspede, de forma a que o mesmo termine a inserção dos restantes dados (2ª fase).
  A opção “Enviar por Email” só estará disponível quando o campo “Email de Hóspede” estiver preenchido corretamente.
  NOTA: Não considere o email dos seus hóspedes fornecido pelas plataformas de reserva, como por exemplo o Booking, pois o envio para esse tipo de email não é fiável e o seu hóspede pode inclusive não receber o seu formulário.

Caso a data de Check-in seja posterior à data atual, a opção “Continuar” não vai ser válida, pois a estadia ainda não aconteceu e não pode efetuar a comunicação imediata para o SEF.
Quando assim for, escolha umas das outras funcionalidades que permite enviar antecipadamente para o seu hóspede.

2ª Fase

A segunda fase passa pelo preenchimento dos dados de identificação de cada hóspede estrangeiro.

Pode consultar o tutorial de ajuda ao preenchimento do formulário, clicando aqui! 

O formulário dos Boletins de Alojamento é traduzível para 6 línguas (Português, Inglês, Francês, Espanhol, Italiano e Alemão). De forma a que o hóspede ao preencher perceba claramente o que lhe é exigido.

No final do formulário haverá um caixa de verificação (checkbox) de seleção obrigatória, comprovando que os dados fornecidos são verdadeiros e onde pode consultar a obrigatoriedade legal de fornecimento de dados para o Boletim de Alojamento em várias línguas.

• Preenchimento imediato

Ao optar pelo preenchimento imediato deve inserir os dados dos seus hóspedes estrangeiros e carregar no botão “Enviar”.

ATENÇÃO: Só poderá submeter Boletins de Alojamento a partir da data de Check-in.

Não sendo necessária mais nenhuma intervenção, pois os dados serão enviados automaticamente para o SEF.

• Envio para o hóspede via conversação direta, por Link

Caso opte pelo envio desse formulário via Link para o seu hóspede, será o próprio a preencher os seus dados de identificação e os dos restantes membros da reserva.

Poderá enviar esse Link para o seu hóspede via Whatsapp, conversações pelas plataformas de reserva, como Airbnb e Booking, por SMS ou qualquer outro método de conversação com o seu hóspede.

Para isso, basta, após selecionar a opção “Copiar Link”, colar diretamente na conversa com o seu hóspede, pois o link fica automaticamente na sua área de transferência e só tem que colar na conversa.

Recomendamos que tenha um texto introdutório preparado para enviar ao seu hóspede antes de lhe enviar o link.

O link expira e deixa de ser válido após 5 dias da data de Check-in.

• Envio para o hóspede por email

Caso opte pelo envio desse formulário por email para o seu hóspede, será o próprio a preencher os seus dados de identificação e os dos restantes membros da reserva.

O seu hóspede receberá um email com um link para seguir para a segunda fase do formulário, não sendo possível alterar nenhum outro dado da reserva.

O hóspede tem até ao 5º dia a partir da data de Check-in para enviar o formulário preenchido.

A partir dessa data, o link expira e deixa de ser válido.

A entidade exploradora deve intervir, caso perceba que o hóspede não vá preencher o Boletim atempadamente.

Pedindo ao hóspede os dados para realizar um preenchimento imediato do Boletim de Alojamento, caso seja motivo disso.

Ao seguir este link, que estará disponível em várias línguas, será aberta a segunda parte do formulário com os restantes dados bloqueados a alterações.

Envio para o SEF

Após o preenchimento por parte do seu hóspede, deve validar a veracidade da informação e enviar para o SEF.

Para enviar para o SEF, deve consultar a Listagem de Boletins de Alojamento após o seu hóspede ter submetido os dados e esperar pela data Check-in, pois só pode enviar o Boletim de Alojamento para o SEF a partir dessa data.

Pois poderá acontecer, enviarem-lhe os dados e por algum motivo de força maior não comparecerem à reserva. Sendo que não tem que comunicar essa informação ao SEF, por não se ter efetivado a estadia.

Legenda do “Estado“:

. Sucesso: Enviado com sucesso

. Pendente: Envio pendente

. Erro: Enviado com erro

Na listagem, selecione a linha do Boletim de Alojamento correspondente e carregue no botão “Enviar SEF/Visualizar“.

Será exibida a informação fornecida pelo hóspede e deve tomar as devidas precauções para verificar se os dados são verdadeiros, antes de enviar para o SEF.

Em seguida, pode efetuar o envio da informação para o SEF, carregando no botão “Enviar para SEF“.

NOTA: Só o pode fazer a partir da data de Check-in.

Notificações de confirmação de envio

Após o envio com sucesso do Boletim de Alojamento para o SEF, receberá 2 notificações de confirmação do envio.

1.º) O SEF enviará um email que menciona que foi rececionado, ao dia X, um lote de boletins de alojamento com o número de movimentos correspondente ao número de hóspedes que comunicou.

2.º) O BA Direto enviará um email por cada hóspede mencionado no Boletim de Alojamento, com os seus dados e a confirmar o envio para o SEF.

Consulta dos Boletins enviados e Download do comprovativo de estadia

Os boletins após serem enviados com sucesso para o SEF podem ser consultados a qualquer momento na Listagem de Boletins de Alojamento.

Pode ainda fazer o download de um comprovativo de estadia a partir dessa listagem, selecionando o boletim pretendido.

Voltar para o Tutorial completo, aqui!