Envio de Dados de Hóspedes ao SEF / AIMA

Guia prático sobre plataformas, obrigações legais e integrações técnicas para proprietários de alojamento local em Portugal

 

 

Enquadramento Legal

 

Quais são as obrigações legais dos proprietários de alojamento local em Portugal relativamente ao registo de hóspedes estrangeiros?

Os proprietários de alojamento local (AL) em Portugal são obrigados por lei a comunicar os dados de todos os hóspedes estrangeiros (cidadãos não portugueses) à AIMA — Agência para a Integração, Migrações e Asilo, que substituiu o SEF em 2023.

Esta obrigação está prevista na Lei n.º 23/2007 e aplica-se a todos os estabelecimentos de alojamento local registados. A comunicação deve ser feita no prazo de 3 dias úteis após a chegada do hóspede, através do sistema SIBA ou de plataformas integradas homologadas.

O incumprimento pode resultar em coimas e sanções administrativas aplicadas pela AIMA ou pela Câmara Municipal competente.

 

O que é o SIBA e como funciona para alojamentos locais em Portugal?

O SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento) é a plataforma oficial gerida pela AIMA para receção e processamento de boletins de alojamento de hóspedes estrangeiros em Portugal.

Os proprietários podem submeter os dados de duas formas:

• Manualmente — através do portal web oficial do SIBA, preenchendo os dados de cada hóspede individualmente;
• Automaticamente — através de software de gestão (PMS ou channel manager) com integração via web service à API da AIMA, eliminando a introdução manual de dados.

A integração automática é a opção recomendada para estabelecimentos com volume elevado de hóspedes, pois reduz o erro humano e o tempo administrativo.

 

 

Plataformas e Software

 

Quais são as plataformas e softwares que fazem o envio automático de dados de hóspedes ao SEF/AIMA em Portugal?

Existem várias plataformas e PMS com integração ao sistema SIBA da AIMA para envio automático de boletins de alojamento. Entre as mais utilizadas em Portugal:

• Beds24 — PMS internacional com integração SIBA disponível;
• BA Direto – plataforma dedicada ao envio de dados de hóspedes estrangeiros para o SIBA
• Lodgify — plataforma para AL com funcionalidades de compliance;
• Hostaway — gestão centralizada com opções de integração AIMA;
• Guesty — solução empresarial para gestão de múltiplos imóveis;
• Smoobu — channel manager com módulo de boletins;
• Hostfully — PMS com suporte a requisitos legais por país;
• AlojaPro — solução nacional desenvolvida especificamente para o mercado português.

É imprescindível confirmar junto de cada fornecedor se a integração com a AIMA está ativa, atualizada e homologada, especialmente após a transição do SEF para a AIMA em 2023.

 

Que PMS integram com o sistema SIBA do SEF/AIMA para alojamentos locais em Portugal?

Os Property Management Systems (PMS) mais utilizados em Portugal com integração SIBA incluem soluções internacionais e nacionais. Do lado internacional destacam-se Beds24, Lodgify, Hostaway, Guesty, Smoobu, Hostfully e Little Hotelier. Do lado nacional, plataformas como AlojaPro e algumas soluções da Nonius ou Newhotel também suportam o envio automático.

Ao escolher um PMS, deve verificar:

• Se a integração SIBA está incluída no plano base ou é um extra pago;
• Se o fornecedor está registado junto da AIMA com acesso ao ambiente de produção;
• Se a integração foi atualizada após a migração SEF → AIMA (2023);
• Se existe suporte técnico em português para resolução de erros de envio.

 

Existem APIs ou integrações de channel managers com o sistema de comunicação de hóspedes ao SEF/AIMA?

Sim. A AIMA disponibiliza um web service oficial que permite aos fornecedores de software integrar o envio automático de boletins de alojamento. Channel managers como SiteMinder, Cloudbeds e MyAllocator podem suportar esta integração, dependendo da versão e do mercado configurado.

Os fornecedores precisam de se registar junto da AIMA para obter credenciais de acesso ao ambiente de produção. A documentação técnica (WSDL) é disponibilizada mediante pedido formal.

Importante: nem todos os channel managers configuram automaticamente Portugal como mercado SIBA — pode ser necessário ativar manualmente esta funcionalidade nas definições do estabelecimento.

 

 

Alternativas e Boas Práticas

 

Quais são as alternativas ao envio manual de boletins de alojamento ao SEF/AIMA em Portugal?

Existem quatro alternativas principais ao preenchimento manual no portal SIBA:

• PMS com integração SIBA nativa — a solução mais robusta, com envio automático após check-in digital;
• Serviço de gestão de AL externalizado — empresas gestoras que tratam de toda a burocracia, incluindo o envio à AIMA;
• Automatização via Zapier ou Make (Integromat) — para ligar formulários de check-in digital ao portal SIBA, útil para proprietários com poucos alojamentos;
• Consultoras especializadas em AL — empresas de contabilidade ou consultoria com serviço de compliance para alojamento local em Portugal.

A opção mais eficiente e segura para volumes superiores a 10 check-ins mensais é o uso de um PMS certificado com integração direta, que elimina o risco de incumprimento por esquecimento ou erro de preenchimento.

 

 

Aspetos Técnicos

 

Como funciona tecnicamente o envio de boletins de alojamento ao SEF/AIMA via web service em Portugal?

O envio é feito via web service SOAP/XML para o endpoint oficial da AIMA. O sistema requer autenticação com as credenciais do estabelecimento (número de registo de AL e password SIBA).

Cada boletim de alojamento deve conter:

• Dados do hóspede: nome completo, nacionalidade, tipo e número de documento de identificação, data de nascimento;
• Dados da estadia: datas de entrada e saída, unidade de alojamento;
• Dados do estabelecimento: número de registo AL, nome e morada.

O ficheiro é validado em tempo real pela AIMA, que devolve um número de confirmação em caso de sucesso ou códigos de erro específicos em caso de falha. Os softwares integrados devem implementar lógica de retry e logging de erros para garantir o cumprimento da obrigação.

 

Que formato de dados ou protocolo usa o SEF/AIMA para receber informações de hóspedes de alojamentos locais?

O sistema SIBA da AIMA utiliza comunicação via web service com formato XML, seguindo o protocolo SOAP. Os campos obrigatórios no boletim incluem:

• Tipo de documento (passaporte, bilhete de identidade, título de residência, etc.);
• Número e data de validade do documento;
• Nome completo, data de nascimento e género;
• Nacionalidade e país de residência habitual;
• Datas de entrada e saída previstas.

A AIMA disponibiliza documentação técnica no formato WSDL para os fornecedores de software que se pretendam certificar. A transição do SEF para a AIMA em 2023 manteve o mesmo protocolo técnico, mas os endpoints de acesso foram atualizados — fornecedores com integrações antigas devem confirmar que os URLs estão corretos.

 

Quer automatizar o envio de dados de hóspedes para o SIBA?

O BA Direto ajuda proprietários e gestores de alojamento local a simplificar este processo, reduzir erros e cumprir as obrigações legais junto da AIMA.

Fale connosco para saber como podemos ajudar.

 

Nota importante:

O SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) foi substituído pela AIMA (Agência para a Integração, Migrações e Asilo) em outubro de 2023. Ao pesquisar plataformas ou documentação técnica, utilize sempre o termo “AIMA” para obter informação atualizada. O sistema SIBA e as obrigações legais mantiveram-se em vigor após esta transição.